Добро пожаловать в новую систему бронирования Hotelbook!

Это одна из самых многофункциональных систем бронирования, предназначенная оперативно формировать и бронировать как индивидуальный тур в любую страну мира, так и отдельные услуги (отель, трансфер, аренда автомобиля, заказ визы или приглашения) в режиме реального времени (online). Новая система дает вам возможность делать новые бронирования, получать подтверждения, вносить изменения в уже подтвержденные заказы или аннулировать их. В этом учебном пособии вы найдете пояснения по использованию новой версии сайта.

1.1Общие характеристики системы

Возможности:

Обширная база описаний отелей по всему миру на русском языке, содержащая актуальную информацию о наличии мест и стоимости размещения в каждом из отелей

поиск отеля по таким параметрам, как страна, город, курорт, название, категория и расположение отеля, а также по типу номеров, по датам заезда, количеству ночей и наличию мест

самостоятельное бронирование номеров в отеле, трансферов, аренды автомобилей

мгновенное получение подтверждения бронирования в автоматическом режиме

самостоятельное управление заказами путем внесения изменений даты, количества ночей, ФИО туристов, а также возможность аннуляции бронирования

сортировка результатов поиска по таким критериям, как цена, категория отеля и т.д.

самостоятельное формирование цен на услуги

Структура:

1. База данных отелей - информация об отелях, ценах на размещение и наличии мест
2. Блок бронирования услуг - здесь происходит формирование, бронирование, изменение, а также аннуляция услуги и печать ваучеров
3. База данных заказов - информация о заказах, клиентах и статусах заявок

Пользователи:

Менеджеры туристических агентств, организации, частные лица

Параметры:

Количество стран – 186

Количество отелей – более 105 тысяч

Главная страница:

Воспользуйтесь этой ссылкой http://www.hotelbook.ru, чтобы попасть на главную страницу системы бронирования Hotelbook

2.1. Регистрация для туристических агентств

Для того чтобы использовать систему Hotelbook в своей работе, необходимо зарегистрироваться на сайте, подписать дополнительные Приложения к Договору с компанией Хотелбук Сервис. После регистрации пользователь получает личные логин и пароль, которые будут использоваться им для входа в систему и для последующей работы в ней.

Для регистрации Туристического агенства необходимо заполнить следующие поля (см. рис. ниже). Обязательно ознакомьтесь с УСЛОВИЯМИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. После того, как вы пройдете регистрацию, вам будет выслано письмо-подтверждение по электронной почте. Там будет ссылка, активировав которую, вы завершите полностью процесс регистрации. Теперь ваш аккаунт активен и вы можете войти в Hotelbook.

2.2. Регистрация для организаций

Для того чтобы использовать систему Hotelbook в своей работе, необходимо зарегистрироваться на сайте, подписать дополнительные Приложения к Договору с компанией Хотелбук Сервис. После регистрации пользователь получает личные логин и пароль, которые будут использоваться им для входа в систему и для последующей работы в ней.

Для регистрации организации необходимо заполнить следующие поля (см. рис. ниже). Обязательно ознакомьтесь с УСЛОВИЯМИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. После того, как вы пройдете регистрацию, вам будет выслано письмо-подтверждение по электронной почте. Там будет ссылка, активировав которую, вы завершите полностью процесс регистрации. Теперь ваш аккаунт активен и вы можете войти в Hotelbook.

2.3. Регистрация для частных пользователей

Для того чтобы использовать систему Hotelbook частным лицам, необходимо зарегистрироваться на сайте. После регистрации пользователь получает личные логин и пароль, которые будут использоваться им для входа в систему и для последующей работы в ней.

Для регистрации частного пользователя необходимо заполнить следующие поля (см. рис. ниже). Обязательно ознакомьтесь с УСЛОВИЯМИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ. После того, как вы пройдете регистрацию, вам будет выслано письмо-подтверждение по электронной почте. Там будет ссылка, активировав которую, вы завершите полностью процесс регистрации. Теперь ваш аккаунт активен и вы можете войти в Hotelbook.

2.4.Авторизация

Для того, чтобы войти в систему и приступить к поиску и бронированию услуг, необходимо пройти процедуру авторизации – ввести личные логин и пароль пользователя в окне «Вход в личный кабинет». Его можно увидеть, кликнув на ссылку "Войти" расположенную в верхней части главной страницы сайта http://www.hotelbook.ru, после чего нажать кнопку "Войти" в появившемся окошке.



Внимание!

Типичные ошибки при авторизации Неверная раскладка клавиатуры Включен режим Caps Lock Наличие пробелов Ошибки при вводе схожих символов

2.5. Восстановление пароля

Если Вы забыли свой пароль, то восстановить его можно, пройдя по ссылке "Забыли пароль?" в верхней части экрана.


Укажите адрес Вашей электронной почты, и Вам будет отправлено письмо с подтверждением о восстановлении пароля. Далее следуйте инструкциям в письме.

После авторизации пользователь попадает на главную страницу системы – здесь содержится информация о пользователе, архив совершенных пользователем броней, а также форма поиска и создания заказа.

Моё меню: 1. Отели. В этом разделе Вы можете найти и забронировать отель по всему миру. 2. Сервисы. В этом разделе Вы можете найти и забронировать транфер, а также воспользоваться услугой аренды автомобиля. 3. Визы. В этом разделе Вы можете ознакомиться с условиями и правилами предоставления визовой поддержки. 4. Заявка на группу. Оформление заявки на группу. 5. Агентствам. Информационный блок для агентств. 6. Отелям. Информационный блок для отелей. 7. Мой кабинет. Здесь можно редактировать свои данные (фамилия и имя), менять пароль, используемый для входа в систему, выставлять наценку самим себе. 8. Добавить заказ. Создание нового заказа. 9. Поиск Ваших заказов и заказов Ваших субагентов (для агентств). 10. Мои новости. Здесь можно просмотреть рассылки о новых возможностях и сервисах, а также об изменениях в работе системы. 11. Агентствам. Информационный блок для туристических агентств. 12. Отелям. Информационный блок для отелей. 13. Информация. Информационно-справочный блок для пользователей системой.

3.1.Поиск отелей

Быстрый поиск отелей на главной странице
Для того, чтобы найти нужный отель, не обязательно регистрироваться и вводить логин и пароль. Все это необходимо для совершения бронирования. Сейчас мы рассмотрим процесс поиска отеля с дальнейшим бронированием.

На главной странице сайта специально для осуществления простого поиска есть форма Быстрого поиска отелей:



Вам достаточно заполнить наименьшее количество полей для инициализации поиска: название города, указать период проживания, тип номера и требуемое количество таких номеров в отеле. И в результатах поиска Вы получите полный список предложений по заданным параметрам.

Если вам нужен расширенный поиск отелей, воспользуйтесь ссылкой "Расширенный поиск" в нижней части быстрого поиска, или выберите "Отели" в меню на главной странице (см. рис. ниже):

Есть три способа поиска нужного отеля. 1-ый способ. Поиск отелей по списку наиболее популярных городов

С помощью выпадающего списка можно выбрать один из крупных городов (см. рис. ниже). Данные в остальных географических полях (страна, город) подгружаются автоматически.

2-ой способ. Быстрый поиск по названию города

Поиск нужного города по нескольким буквам его названия (минимум – трем). В данном поле, набрав название города вручную, вы получите список городов по набранным вами символам, из которого сможете выбрать нужный. (см. рис. ниже)
Данные в остальных географических полях (страна, город) подгружаются автоматически.

3-ий способ. Поиск по стране

Для этого сначала необходимо выбрать страну, в поле Город выйдет первый по алфавиту город выбранной страны. Далее из предложенного списка городов вы выбираете нужный (см. рис. ниже):


Примечание: важно учитывать, что отели, расположенные в аэропорту, необходимо выбирать из списка городов с указанием названия аэропорта. Например, Amsterdam Schiphol Apt (см. рис. ниже).

3.1.1. Другие параметры поиска

Поиск по местоположению отеля

Вы можете ограничить поиск отеля по его местоположению, выбрав из списка нужный критерий (см. рис. ниже).

Основной список местоположения отеля: - «Airport» (район аэропорта) - «Central» (центр города) - «Countryside» (сельская местность) - «Mountainside» (в горах)) - «Near Centre» (рядом с центром) - «Port» (район порта) - «Station» (район железнодорожной станции) - «Suburbs» (пригород) - «Waterfront/beach» (береговая линия)

Если выбранный вами город достаточно большой и делится на районы, вы можете выбрать конкретный район города. Например, один из округов города Парижа.
Если месторасположение отеля не играет роли, то из списка выбирается вариант «Все» (см. рис. ниже).



Примечание: варианты месторасположения даны на английском языке.

Поиск по названию отеля

В данное поле можно ввести несколько букв названия искомого отеля (не обязательно первых). Например, нужен Amstel Inter-continental 5*(см. рис. ниже)

Поиск по категории отеля

В данном поле отмечаются желаемые категории отелей, которые Вы хотите получить в результатах поиска: можно выбрать «1*», «2*», «3*», «4*» или «5*» (см. рис. ниже).

Поиск по дате заезда и продолжительности тура

«Дата заезда» В данном поле с помощью выпадающего календаря следует указать дату, с которой начнется пребывание туриста в отеле.
«Ночи» В этом поле указывается количество ночей, которое турист проведет в отеле.
«Дата выезда» В этом поле автоматически указывается дата выезда туриста из отеля.

Чтобы указать дату заезда - просто нажмите на календарь или поставьте курсор в поле. Далее выберите нужную дату. Продолжительность проживания можно задать указав количество ночей или задав дату выезда. (см. рис. ниже)

Поиск отеля с визовой поддержкой

Если в рамках формирования тура требуется заказать услугу визовой поддержки, то в данном поле с помощью выпадающего списка выбирается тот город России (Москва или Санкт-Петербург), в котором будет выдана виза.


Внимание! При формировании комбинированного тура, состоящего из нескольких стран Шенгенского соглашения, прежде чем бронировать, необходимо получить консультацию специалиста компании Hotelbookl, особенно для тех Посольств, где требуется предоставление одного приглашения на весь срок пребывания.
Выбор города в поле «Визовая поддержка» не означает, что вы заказали эту услугу. В данном случае система выдаст вам только те отели, под которые визовая поддержка возможна.
Для заказа самой услуги вам необходимо заказать визу, как это делается, мы рассмотрим ниже.

Поиск отеля по наличию мест

Проставив галочку (см. рис. ниже) в данном поле, пользователь ограничивает поиск отеля таким параметром, как наличие мест, то есть в результате поиска будет отображена информация только по тем отелям, в которых имеются свободные места в период, ограниченный датами, отмеченными в полях «Дата заезда» и «Дата выезда».

Поиск отеля по наличию услуг в отеле

Если у клиента имеются пожелания относительно наличия в отеле тех или иных услуг, то это можно указать, отметив галочкой соответствующий пункт списка. Если ни одна из услуг не была отмечена, то поиск будет производиться по всем имеющимся в базе отелям (см. рис. ниже).

Поиск отеля по наличию удобств в номере

Если имеются пожелания относительно наличия в номерах отеля тех или иных услуг, то это можно указать, отметив галочкой соответствующий пункт. Если ни одна из услуг не была отмечена, то поиск будет производиться по всем имеющимся в базе номерам отелей (см. рис. ниже).

Поиск по типу размещения

С помощью выпадающего списка выбирается тип размещения: (1) «DBL» - двухместный номер с одной двуспальной кроватью «DBL for Single use» - двухместный номер для одноместного размещения «QUAD» - четырехместный номер (четыре спальных места *) «SNGL» - одноместный номер с одной односпальной кроватью «TRPL» - трехместный номер три спальных места *) «TWIN» - двухместный номер с двумя отдельными кроватями «TWIN for Single use» -двухместный номер для одноместного размещения * не означает наличия трех или четырех отдельных кроватей

«Количество». В данном поле указывается количество номеров выбранного в предыдущем пункте типа, которое необходимо забронировать.(2)


«Место для ребенка». Если необходимо предоставить дополнительное место для ребенка в номере, то в данном поле проставляется галочка, после чего с помощью выпадающего списка указывается возраст ребенка. Доп. кровать в большинстве стран предназначена для ребенка до 12 лет (в некоторых отелях до 18 лет), если он третий в номере. В ряде случаев ребенку предоставляется право льготного проживания в номере с родителями, но без дополнительной кровати. (3)


«Люлек». Если в номере необходимо установить люльку для ребенка до 2-х лет, то с помощью выпадающего списка выбирается количество люлек – 1 или 2. (4)

3.2. Результаты поиска

Просмотр списка отелей

После того, как все поля формы поиска отеля заполнены, следует нажать кнопку «Найти». В течение нескольких секунд на мониторе отобразится страница с результатами поиска. Отели выводятся на экран, начиная от минимальной цены.
Выбрав отель, вы можете отправить заявку на его бронирование. Для этого необходимо нажать кнопку «Забронировать», расположенную в на вкладке с отелем, предварительно отметив нужную категорию номера.


1. Количество найденных отелей, удовлетворяющих вашему запросу.
2. Если вы не нашли интересующее Вас предложение, то Вы можете отправить OFFLINE запрос на бронирование в наш FIT отдел.
3. Постраничная навигация.
4. Результаты поиска можно выводить по 20, 50 или 100 предложений на страницу – для того, чтобы выбрать подходящий вариант, следует использовать подходящую ссылку.
5. Список отелей можно просмотреть на карте Google.
6. Список отелей можно отсортировать по названию отели или по цене.
7. Понравившийся отель можно добавить в список избранных отелей, который вам всегда будет доступен. Список всегда доступен в меню справа.
8. Название отеля. При нажатии на ссылку с названием отеля в новом окне отображаются подробное описание отеля на русском языке и фотогалерея этого отеля, а также карта расположения. Эту информацию можно либо распечатать, либо выслать по электронной почте. Со страници описания отеля можно его забронировать, нажав на соответствующую кнопку.


9. Здесь отображаются параметры вашего запроса. Измените параметры поиска и нажмите кнопку «Применить» для получения новых результатов поиска.
10. Информация о типе питания, предоставляемом в отеле.
11. Категории номеров, которые можно бронировать.
12. Здесь можно видеть поставщика, от которого представлены предложения отелей.
13. Статус наличия мест.
Статус «Online» означает, что на данный момент свободные номера в выбранном отеле имеются и заказать их можно в режиме реального времени (в этом случае вы получаете моментальное подтверждение услуги).
Статус «По запросу» означает, что данную услугу необходимо переподтверждать (обработка запроса в течение 48 часов). В том случае, если запрашиваемый отель подтвердить невозможно, для размещения может быть предложен альтернативный вариант отеля. В этом случае в форме бронирования будет изменено название отеля (оповещение происходит путем изменения цвета заказа, он становится розовым, так что не заметить изменения невозможно).
14. Возможность предоставления услуги визовой помощи в рамках тура.
15. Цена за период проживания в отеле (валюта соответствует контракту поставщика). Здесь отражена общая стоимость проживания в отеле.

При нажатии на ссылку с ценой в новом окне отображается подробное описание цены тура с разбивкой по каждому из дней пребывания туристов в отеле, а также итоговая стоимость заказа. Также указываются условия специального предложения, если оно предоставляется по этому отелю, и стоимость дополнительного места для ребёнка. Данную информацию можно распечатать, используя ссылку «Печать»
16. Информация о специальных предложениях отеля и дополнительных условиях бронирования.
Если при бронировании номеров в данном отеле действуют специальные предложения или скидки, а также любые дополнительные условия работы с отелями (например, изменения фамилий клиентов в отеле не принимаются), то это будет указано в данном поле.
17. Выданную информацию можно сортировать, задав дополнительные параметры поиска (возможная фильтрация: по категории отеля, по местоположению, по типу питания, по наличию мест, по визовому обслуживанию, по названию отеля, по предложениям поставщика, по бюджету, по минимальной цене). Также можно вывести только спецпредложения по всем отелям. После того, как необходимые параметры фильтрации заданы, нажмите кнопку «Применить».
18. Здесь можно просмотреть дополнительную информацию по бронированию этого предложения.

Просмотр отелей на карте Google

Расположение отелей можно просмотреть на карте. Для этого нужно перейти по ссылке :


На карте выводятся все отели расположенные в искомом городе, а также в ближайших городах. Отели для удобства отображения и просмотра группируются: иконки отелей объединяются и заменяются одной иконкой, на которой выводится информация о количестве объединенных в группу отелей. Для того чтобы, просмотреть отели объединенные в группу нужно изменить масштаб карты колесиком мыши или кликнуть на значке отеля - тогда масштаб изменится автоматически чтобы на катре отобразить все отели группы:

	Синими иконками изображаются отели в которых есть места и их можно забронировать. Количество звездочек на иконке обозначает категорию отеля.
	В оранжевые иконки объединяются отели, отмеченные синими значками. На иконке указывается количество объединенных отелей. Если кликнуть на оранжевую иконку, можно увидеть эти отели.
	Аналогично серым цветом отображаются отели, которые не доступны для бронирования, или отели из близлежащих городов. Наличие мест в которых нужно проверять.

Если кликнуть на голубую иконку отеля, то его можно просмотреть краткую информацию о нем:



И при желании забронировать:


Если кликнуть на серую иконку отеля, то вы сможете также просмотреть краткую информацию о нем, а также при необходимости можно будет проверить наличие мет. Даже если отель находится в другом городе, проверка наличия мет будет осуществляться по тем же парамертам поиска, которые задавалить ранее на странице инициализации поиска.

3.3. Избранные отели

Если Вам понравились несколько отелей или Вам нужно их запомнить, Вы можете добавить их в список избранных отелей, нажав на зелёный контур звездочки. Если звездочка закрашена, это означает, что отель уже добавлен Вами в список избранных.
Перейти к списку избранных отелей можно по ссылке



Со страницы избранных отелей можно забронировать отель, для этого нажмите на кнопку забронировать и на следующей странице укажите тип номера и период проживания.

3.4. Специальные предложения

В системе online-бронирования  Hotelbook на данный момент более 10 000 специальных предложений о действующих акциях от отелей в 186 странах мира!
Найденые спепредложения вы можете видеть в общем списке. Они отличются от обычных предложений другим фоном, а также имеют описание красным цветом.
Например:
Эксклюзивная цена
SGL Non Refundable Leisure - Цены снижены на 4 % c 16.09.2011 по 21.09.2011 (экономия 134.48 EUR)

3.5. Специальные события

Задав географические параметры поиска, можно посмотреть специальные события, происходящие в данном городе. Для этого нажмите на кнопку "Специальные события" в правом верхнем углу (см. рис. ниже).


В нашем случае мы видим события, происходящие в Амстердаме в период с 19 сентября по 30 сентября 2011 года (см. рисунок ниже).

3.6. Имена пассажиров, ремарки, альтернатива, особые условия отмены

После нажатия кнопки «Забронировать» на экране появится форма добавления брони, с помощью которой можно изменить информацию, уже содержащуюся в ней, или добавить новую информацию (см. рис. ниже). Здесь можно поменять дату заезда, продолжительность пребывания в отеле, написать ремарки (если на какие-либо детали размещения следует обратить особое внимание, то это можно отметить, выбрав из списка нужный вариант комментария, или путем внесения в специальное поле своего собственного комментария), добавить свободную информацию в ваучер, которая будет отображаться в нижней его части.



"Ремарки"

Любые ремарки, отмеченные вами в предложенном списке, повлияют на получение мгновенного подтверждения в случае, если вы выбрали отель со статусом "online".
Любые ремарки, добавленные вами в свободном формате, обрабатываются отделом резервации нашего поставщика и отеля и замедляют процесс подтверждения.
ВНИМАНИЕ: Ремарки в свободной форме пишутся на английском языке.
Если поставщик не работает с ремарками, то для этого заказа они будут недоступны.

"Не предлагать альтернативы"

Если по каким-либо причинам забронировать номер в выбранном отеле на указанный период времени невозможно, то в качестве альтернативы может быть предложен вариант размещения в другом отеле/в другом номере и т.д. По умолчанию в данном поле стоит галочка, обозначающая отказ от альтернативы. Если альтернативный вариант не желателен, то вы оставляете эту галочку.
ВНИМАНИЕ: Отсутствие галочки в поле "Не предлагать альтернативы" обозначает согласие пользователя на подтверждение альтернативного размещения.
По некоторым отелям данное поле может быть неактивно. Это означает, что функция здесь не применима.

"Референс (Ваше имя)"

В это поле вы должны внести свое имя - имя менеджера, оформляющего заказ, а не название агентства или другую Вашу внутреннюю информацию. Поле является обязательным для заполнения.

"Особые условия отмены"

При нажатии на "забронировать", в правом верхнем углу страницы отображается описание штрафных санкций, которые может повлечь за собой отказ от бронирования на разных сроках. Необходимо обязательно ознакомиться с данными условиями до того, как нажать кнопку "отправить". Следует обратить внимание, что условия штрафных санкций вступают в силу после отправки заказа в работу.
На примере нашего заказа, если он будет аннулирован, штрафы наступают с 03:00 Московского времени 20.03.2012.


"Имена пассажиров"

В соответствующие поля Вы вводите имена и фамилии всех туристов (латинскими буквами) и дублируете их по-русски в поле ФИО (рус). В поле «Обращение» выбираете нужное.

Если происходит добавление еще одного отеля в заказ, то имена туристов вносить заново не требуется. Достаточно выбрать их из выпадающих списков(см. рис. ниже)


Также здесь можно добавить нового туриста выбрав, соответственно, пункт "Новый клиент".

Далее нажимаем кнопку

, которая находится в нижней части экрана.

Теперь вам предлагается выбрать форму оплаты.


Нажав на кнопку «Продолжить», вы перейдете на следующую страницу, с которой можете отправить заказ в работу. Но прежде чем сделать это, вы должны подтвердить, что ознакомились с условиями аннуляции, изменений и штрафными санкциями. Для этого вы ставите галочку в окошке. Теперь заказ можно отправлять.



Если вы не хотите отправлять заказ в работу немедленно, можете воспользоваться кнопкой «Отправить позже». Перед вами появится сформированный заказ. Если все в нем оформлено правильно, в графе «Готов» будет стоять «Да». Вы сможете вернуться к этому заказу позже и отправить его в работу.
Если вы что-то не доделали или сделали неверно, в графе «Готов» будет стоять «Нет» и это поле будет выделено красным цветом. В таком случае вам необходимо дооформить заказ. Только после этого он будет готов к отправке.


* Референция агента (ФИО менеджера) обязательно для заполнения.

При желании информацию о заказе можно распечатать


Чтобы распечатать заказ, нажмите на иконку принтера.

3.7. Процесс изменения заказа

Для того чтобы изменить заказ, необходимо нажать на ссылку "Редактировать" (см. рис. ниже):


После этого вы попадаете на страницу редактирования заказа (см. рис. ниже).
Здесь вы можете совершать следующие действия: менять дату заезда, продолжительность пребывания туриста в отеле, тип номера, удалять/добавлять комнаты, менять клиентов, добавлять ремарки, менять информацию для ваучера.
Для некоторых отелей функции по изменениям ограничены. В этом случае вам необходимо связаться с менеджером, который курирует ваше агентство.


Чтобы сохранить все изменения нажмите на кнопку "Сохранить". Не забудьте измененный заказ отправить в работу.
Если вы пожелаете закрыть окно браузера не завершив действия, то система вам сообщит об этом:

3.8. Процесс аннуляции заказа

Для того чтобы аннулировать заказ, необходимо нажать на ссылку "Аннулировать" (см. рис. ниже):


Система попросит вас подтвердить свое намерение аннулировать элемент заказа:


Затем заказ с запросом на аннуляцию необходимо отправить в работу.
Если по вашему заказу уже действуют штрафные санкции, система предупредит вас об этом:


Заказ считается аннулированным только тогда, когда его статус «Аннулирован».

Если аннуляция произведена со штрафом, суммарный штраф по элементу заказа будет показан при просмотре информации по заказу - в таблице элементов брони под ценой эта сумма будет выделена красным цветом.

3.9. Печать ваучера

Для того чтобы распечатать ваучер, необходимо нажать на кнопку "Печать ваучеров", находящуюся в левом верхнем углу экрана.


Ваучеры можно послать по электронной почте. В этом случае надо выбрать там же кнопку «Послать ваучеры».


Если ваш заказ содержит в себе несколько отелей, то для каждого из них по отдельности также можно распечатать ваучер

3.10. Переписка по заказу

Если Вам нужно написать сообщение курирующему менеджеру компании Hotelbook, то это можно сделать на странице переписки, для этого перейдите на неё по иконке на странице заказа.


Если в заказе уже ведётся переписка между пользователем и менеджером компании Hotelbook, то о новом сообщении известит мигающая иконка в правом верхнем углу страницы:


Перейти в окно переписки по заказу можно по клику на иконке сообщения.

3A.1. Как заказать визу/приглашение

Для того, чтобы заказать оформление визы, необходимо нажать кнопку "Виза" (см. рис. ниже)



Далее выбираем имена туристов, которым нужна визовая поддержка, проставив галочку в окошке рядом с именем, - 1. Выбираем страну - 2, офис оформления визы - 3 и из выпадающего списка выбираем "Новая виза" - 4, Затем в соответствующие поля вводим персональные данные туристов – . (см. рис. ниже)


В случае необходимости можно заказать страховку. - 6.
Страховко оплачивается дополнительно

Внизу вы всегда сможете увидеть подсказки по странам (условия оформления виз) - 7.

Как только вы выбрали "Новая виза", появится блок внизу - 1 (см. рис. ниже):


Далее мы выбираем второго туриста. И заполняем все его данные идентично предыдущему туристу. Но здесь выбираем "Виза#1", т.к. эти двое туристов летят вместе. И второй блок внизу появиться у нас не должен. (см. рис ниже). Если в заказе есть еще туристы, аналогичным образом заполняются данные на каждого из них. Если все они едут по одному маршруту и на одинаковый срок, для всех остальных туристов также выбирается «Виза#1».


Заполняем все необходимые данные (блок отмечен "галочкой", см. рис. ниже):


Когда мы все заполнили, нажимаем "Сохранить" или "Заказать". В первом случае наши данные туристов просто сохранятся и мы сможем продолжить оформление позже. Во втором же случае данные также сохранятся и мы продолжим оформление.


Далее мы попадаем на промежуточную страницу. Нажимаем "Применить". Обратите внимание на то, что приглашение формируется автоматически. (см. рис. ниже)


Итак, у нас сформировалась порция "Визы". Теперь наши менеджеры оповещены о том, что необходимо осуществить визовую поддержку. Внимание! Все изменения в заявку на визу вы можете делать, только пока заказ находится в статусе "Сформирован". В остальных случаях (например, когда происходит оформление документов или документы в посольстве) изменения можно внести через менеджера нашей компании. Вы можете написать, либо позвонить.


Если вы увидите в порции дополнительную стоимость, наведите курсором мыши на эту стоимость и вы увидите причину, по которой ее выставили. (см. рис. ниже)


Оформление приглашений осуществляется аналогичным алгоритмом.

3A.2. Как редактировать/удалять визу/приглашение

Напомним, что редактировать/удалять порцию "Визы" можно лишь в статусе "Сформирован", т.е. тогда, когда порция еще не взята в работу нашими менеджерами. Для того, чтобы начать редактировать/аннулировать порцию, нажмите "Редактировать". (см. рис. ниже):

Далее мы попадаем на страницу с заполненными данными, где можем редактировать и дополнять данные. В том числе и новые порции визовой поддержки. После всех действий просто нажимаем либо "Сохранить"(если мы хотим позже вернуться к оформлению и отправке порции), либо "Заказать" для того, чтобы обновить или добавить данные.
Для того, чтобы удалить порцию нажимаем на "Удалить". (см. рис. ниже):


Вы увидите действие "Удаление".

При удалении система ещё раз запросит подтверждение действия удаления визы:


(напомним, если мы формируем новую порцию, то действие будет "Добавление", если редактируем, то "Изменение" )
Далее нажимаем "Применить":


Порция "Виза" удалится. Приглашение удалится автоматически.

Редактирование и обновление порций "Приглашения" осуществляется аналогичным алгоритмом.

4.1. Поиск трансферов

Система Hotelbook предоставляет возможность бронирования как размещения в отеле, так и трансфера.

Кнопка заказа трансфера расположена на странице заказа под списком «Клиенты». Для того, чтобы заказать данную услугу, следует нажать на кнопку «Трансфер» или перейти на страницу инициализации поиска через раздел меню «Сервисы» - «Трансферы».


«Откуда».
Из списка «Основной город» выбирается город, в котором необходимо предоставить трансфер (см. рис ниже).

Примечание: Выбирается именно город, а не город-аэропорт (например: Амстердам, а не Амстердам Шипхол Аэропорт)

Второй способ: С помощью выпадающего списка в поле «Страна» выбирается страна, на территории которой необходимо предоставить трансфер, в поле «Город» - город.

В поле «Место» выбирается подходящий вариант места отправления – «Аэропорт», «Ж/д станция», «Порт», «Размещение» или «Другое». После выбора места отправления - в том случае, если это аэропорт или ж/д станция – появляется новое поле, в котором с помощью выпадающего списка следует выбрать название аэропорта или вокзала.

«Куда».
Поля «Страна» и «Город» заполняются автоматически после внесения данных в аналогичные поля формы «Откуда». В поле «Место» с помощью выпадающего списка выбирается конечный пункт трансфера – «Аэропорт», «Ж/д станция», «Порт», «Размещение» или «Другое».

«Дата» С помощью выпадающего календаря в данном поле выбирается дата, на которую необходимо забронировать трансфер «Количество пассажиров» В данном поле указывается количество пассажиров, для которых необходимо заказать трансфер «Язык»Это язык, на котором будет происходить общение с водителем. В данном поле по умолчанию стоит «Местный». С помощью выпадающего списка вы можете выбрать желательный язык, но вероятность подтверждения такой услуги значительно уменьшается. «Ассистент» Если вам нужен ассистент, то отметьте галкой эту опцию и выберите язык, желательный для общения с ассистентом.

Когда все поля формы поиска трансфера заполнены, следует нажать кнопку «Искать», после чего на экране отобразится страница с результатами поиска.

4.2. Результаты поиска

Таблица с результатами поиска трансфера содержит следующую информацию:

- «Описание»: описание трансфера с указанием места отправления и места прибытия.  - «Посадка»: указание места отправления и его названия.  - «Высадка»: указание конечного пункта трансфера.  - «Язык»: язык, на котором будет происходить общение с водителем..  - «Места»: количество имеющихся пассажирских и багажных мест.  - «Время трансфера»: время, которое занимает трансфер от места отправления к месту назначения.  - «Наличие мест»: возможность забронировать данный трансфер в режиме «онлайн» («Online») или возможность бронирования только после получения подтверждения о его наличии («По запросу»).  - «Стоимость»: стоимость данного трансфера.

С помощью ссылок, расположенных в правом верхнем углу страницы, можно выбрать предпочтительный вариант вывода результатов поиска – 20, 50 или 100 предложений на странице.

Для заказа выбранного трансфера нажмите на кнопку

4.3. Сортировка результатов

«Дополнительные параметры поиска» - с помощью этого сервиса можно изменить информацию о трансфере, внесенную ранее, после чего нажать ссылку «Применить»: измененные данные будут сохранены и поиск будет производиться по заново заданным параметрам.

4.4. Бронирование трансфера

Выбрав трансфер, вы можете отправить заявку на его бронирование. Для этого необходимо нажать ссылку «Забронировать», расположенную в крайней правой колонке на одной строке с выбранным трансфером.


Если конечным пунктом трансфера является не отель, то нужно перенести отметку на строку «Адрес» и указать точный адрес места назначения.


В поле "Информация для ваучера" можно добавить любую нужную клиенту информацию, которая должна быть отображена в нем, например, номер телефона для экстренной связи. Внимание! Информация, внесенная в это поле, отображается только в ваучере и не передается поставщику!
После того, как мы все указали, нажимаем "Добавить"
После подтверждения изменений вам предлагается выбрать форму оплаты.


Затем, как и при бронировании отеля, система попросит вас подтвердить, что вы ознакомились с условиями аннуляции, изменений и штрафными санкциями. Для этого вы ставите галочку в окошке. Теперь заказ можно отправлять.


Если вы не хотите отправлять заказ в работу немедленно, можете воспользоваться кнопкой «Отправить позже». Перед вами появится сформированный заказ. Если все в нем оформлено правильно, в графе «Готов» будет стоять «Да». Вы сможете вернуться к этому заказу позже и отправить его в работу.

4.5.Процесс изменения заказа

Для того чтобы изменить заказ, необходимо нажать на ссылку "Редактировать" (см. рис. ниже):


Страница редактирования заказа аналогична странице добавления трансфера.

4.6. Процесс аннуляции заказа

Для того чтобы аннулировать заказ, необходимо нажать на ссылку "аннулировать" (см. рис. ниже)


Система попросит вас подтвердить, что вы действительно хотите аннулировать элемент заказа. Затем заказ с запросом на аннуляцию необходимо отправить в работу. Если по вашему заказу уже действуют штрафные санкции, система предупредит вас об этом.

Заказ считается аннулированным только тогда, когда его статус «Аннулирован».

Если аннуляция произведена со штрафом, суммарный штраф по элементу заказа будет показан при просмотре информации по заказу - в таблице элементов брони под ценой эта сумма будет выделена красным цветом.

4.7. Печать ваучера

Для того чтобы распечатать ваучеры, необходимо нажать на кнопку "Печать ваучеров", находящуюся в левом верхнем углу экрана.


Ваучеры можно послать по электронной почте. В этом случае надо выбрать там же кнопку «Послать ваучеры».


Если ваш заказ содержит в себе несколько трансферов, то для каждого из них можно распечатать ваучер по отдельности:

5.1. Поиск автомобиля, результаты поиска

После того, как мы задали параметры поиска, нажимаем на кнопку "Найти"



Выбираем понравившееся предложение и нажимаем "Забронировать".

5.2. Бронирование автомобиля

1 - Если вы выберите "Новый водитель", то вам нужно будет ввести его данные.

2 - Выбираем "Программу обслуживания" (предложений может быть несколько, нужно выбрать только одно)

Далее мы отправляем заказ в работу или сохраняем для того, чтобы "Отправить позже".

5.3. Аннуляция заказа

Перейти на страничку отельного гида можно по ссылке http://www.hotelbook.ru/main/hotel_guide/ или из пункта меню «Отели – Отельный гид»:

После перехода в раздел «Отельный гид» перед Вами открывается интерактивная карта мира, на которой Вы можете выбрать нужный Вам регион для отображения списка стран:

Далее Вам предлагается список стран, относящихся к этому региону:

Кликнув на название страны, можно вывести список отелей, а также просмотреть расположение отелей на карте Google. Для удобства отели можно отфильтровать по расположению, по категории, по звездности или воспользоваться поиском по первым буквам названия отеля.
Также можно также проверить наличие мест в отеле с карты и со страницы описания отеля.

Если вам понравился отель, то просмотреть краткую информацию по отелю можно кликнув на серую иконку отеля на карте:

Также можно проверить наличие мест в отеле/

7. Мой кабинет

7.1. Поиск заказов

Поиск заказов осуществляется в Моем кабинете в разделе "Заказы":

Искать заказы можно по следующим параметрам:

Страна
Город
Заказы с приглашением - показывает заказы с приглашением
Заказы с арендой авто - показывает заказы с арендой авто
Заказы с визой - показывает заказы с визой
Заказы с трансфером - показывает заказы с трансфером
"Показать всё" - вывести все заказы
Требующие внимание (заказы, на которые стоит обратить внимание, например, предложена альтернатива)
Пустые заказы - заказы, номер которым присвоен, но по каким-то причинам не были сформированы до конца. Эти заказы можно использовать для новых броней.

ID HOTELBOOK - номер брони Hotelbook
ID ПОСТАВЩИКА - номер брони Поставщика
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ - если у вас подключен вебклиент или у вас есть субагентская или агентская сеть пользователей, то вы сможете также отслеживать, редактировать и аннулировать их брони.
РЕФЕРЕНС - по тексту, внесенному в поле референс
ДАТА НАЧАЛА - Дата начала поездки
ДАТА ЗАЕЗДА - дата дата оказания услуги
Ф.И.О. - по фамилии клиента СТАТУС (Новый, Ожидает отправки, В обработке, Ожидает подтверждения, Подтверждён, Аннулирован, Не принят)
СОЗДАН - Дата создания заказа
ДАТА ШТРАФОВ - дата наступления штрафов по заказу


Нажав на название столбца, можно отсортировать данные, например, чтобы отсортировать по статусу, достаточно просто нажать на "Статус" (см. рис. выше)
Сортировать можно по следующим полям: ID Hotelbook, ID поставщика, Пользователь, Референс, Дата начала, Дата заезда, Ф.И.О., Статус, Создания.

Чтобы просомтреть заказы нужного Вам пользователя выбирите его из списка:



Если нужно выполнить поиск по датам, то для их задания нужно кликнуть на ссылку "Все":


Тогда отобразятся поля для задания требуемых параметров:

Зеленая ячейка в столбце с номером заказа Hotelbook (ID) означает, что это заказ с еще не прошедшей датой заезда. Иначе было бы так:


Заказ розового цвета означает, что произошли изменения, требующие внимания менеджера (например, предложили альтернативный вариант отеля):


Для того, чтобы зайти в заказ, просто нажмите на кнопку блокнотик справа (см. рис. выше)

7.2. Мой профиль

Перед Вами открывается страница информации о пользователе:


На этой странице Вы можете внести недостающую информацию или изменить уже указаную.
Также можно задать Собственную наценку по России и СНГ и Собственную наценку по зарубежке.

Собственная наценка - это наценка на Ваши цены, которые Ваш клиент видит на сайте www.hotelbook.ru на Вашем мониторе. В нашем случае для элемента с трансфером Ваш клиент видит цену 91.71 EUR, в то время как оплачивать в Хотелбук-Сервис нужно будет 79.75 EUR



Чтобы просмотреть цену оплаты, нужно пройти в раздел "Изменения" :


При необходимости можно изменить язык словарей Hotelbook. По умолчанию для всех словари выводятся на русском языке:


Тогда на странице поиска отелей списки стран и городов будут выводиться Вам в таком виде:

Язык словарей Хотелбук: Русский

Язык словарей Хотелбук: Английский

7.3. Избранные заказы

Чтобы пометить заказ как избранный, нужно поставить звёздочку на странице заказа:

или в списке заказов:


Для просмотра избранных заказы Вы можете с любой страницы системы перейти по ссылке

7.4. Управление агентской сетью

Для того, чтобы подключить агента, воспользуйтесь ссылкой "Управление агентской сетью" в Моем кабинете:


Ниже Вам предлагается список пользователей агентской сети. Добавлять и редактировать пользователей может только родитель группы.



Регистрационные данные каждого пользователя группы можно редактировать:


После внесения изменнии их нужно сохранить.

7.5. Управление субагентской сетью

Для того, чтобы подключить субагента, воспользуйтесь ссылкой "Управление субагентской сетью" в Моем кабинете.


Далее нажмите на "Доб."(добавить субагента) (см. рис. ниже):


Введите все необходимые данные: имя, логин, пароль и наценку. Потом нажмите на кнопку "Добавить" (см. рис. ниже):


Выдайте логин и пароль своему субагенту.
! Вы можете подключать неограниченное количество субагентов

Чтобы редактировать аккаунт и наценку субагента, нажмите в соответствующей строке "Ред."(редактировать) (см. рис. выше).
Если вам не нужно ничего сохранять, просто нажмите "Вернуться" (см. рис. ниже):


Чтобы удалить субагента, просто отметьте галку в столбце "Удалить" и нажмите кнопку "Сохранить"(см. рис. ниже):

7.6. Статистика

Для перехода на страницу статистики выберите соответствующий пункт подменю в Моём кабинете:


Даллее задайте параметры интересующей Вас статистики:


В результатах Вы получите интересующую статистику за период. Статистику можно получить как общую по группе, так и по каждому пользователю группы. Можно вывести статистику по разным странам, по разным статусам (например, по подтвежденным или аннулированным заказам), а также для разных поставщиков. Таблицу статистики можно распечатать или экспортировать в файл Excel: